Як писати електронні листи так, щоб вони доходили до отримувачів

Незважаючи на повсюдне використання месенджерів, для ділового спілкування з колегами по роботі, з клієнтами, партнерами, електронна пошта – це все ще надійний класичний інструмент листування.

Так як же писати листи так, щоб вони доходили до одержувача у всіх сенсах цього слова? Щоб ваше листування не ускладнювало робочі процеси, не відбирало додатковий час, а навпаки підвищувало вашу ефективність.

У цій замітці НЕ буде розмірковувань про правила ділового етикету при написанні листів. Про це є цілі книги від авторів, які на цьому «собаку з’їли». Ми лише хочемо розповісти вам про банальні негласні правила, слідуючи яким ви істотно полегшете свою щоденну працю.

Невелика, але дуже важлива преамбула

Будь-яка переписка в інтернеті, в тому числі за допомогою електронної пошти, може бути використана проти вас.

Так, ви все правильно прочитали. Ваш лист може бути викладено у відкритому доступі, його можуть віднести до нотаріуса, юриста, в поліцію, він може використовуватися, як паперовий документ у внутрішніх розслідуваннях компанії.

Пам’ятаєте стару приказку? «Що написано пером, то не вирубати сокирою»? Так ось в інтернеті ці слова посилюються багаторазово. Папір можна спалити, закинути в шредер, з’їсти, на крайній випадок. Але диски серверів і комп’ютерів пам’ятають все і навіть більше. Тому, якщо ви не хочете, щоб вам потім було дуже соромно і боляче, то подумайте десять разів, перш ніж щось написати.
Ну це так, ліричний відступ. А тепер матчастина.

Заповнюйте ваш електронний лист знизу вверху

  1. Спочатку прикріпіть до листа всі вкладені файли, якщо такі плануєте відправляти. Якщо ви не зробите цього на самому початку, то з імовірністю 50% ви забудете це зробити в кінці. І почнуться нескінченні листи «навздогін».Щодо вкладень:
    – Папку з файлами можна прикріпити тільки в архіві, тобто вона повинна бути з розширенням .zip, .rar і ​​т.п.- Якщо це окремі файли, то обов’язково звертайте увагу на їх розширення. Відправляйте тільки популярні формати, наприклад .pdf. Можна .doc і .xls, якщо ви на 100% впевнені, що в одержувача є програмні пакети типу Microsoft Office, OpenOffice або хоча б переглядач цих форматів. Проявіть трохи поваги до того, кому шлете лист з цими вкладеннями – переконайтеся, що він зможе це у себе на пристрої відкрити. Якщо у вас немає можливості дізнатися про це заздалегідь – відправляйте тільки загальнодоступні формати файлів.- «Вага» листа в мегабайтах все ще має обмеження за обсягом. Ваші вкладення по 10 мб кожне, найімовірніше «не пролізуть» через обмеження на поштовому сервері одержувача. Звичайно, якщо ви шлете лист з gmail на gmail, то можна «проштовхнути» і великий обсяг. Але якщо пошта вашого одержувача знаходиться на корпоративному сервері фірми, де він працює, то варто обмежуватися вкладеннями, що не перевищують в загальній сумі 2 мб. В цьому випадку проблем виникнути не повинно. Більші за розміром файли можна розшарити на будь-якому онлайн-диску (типу google-диск) і в листі відправити тілки посилання на файл.
  2. Після того, як ви прикріпили вкладення, переходьте до написання самого листа. На самому початку не забувайте привітати людину або групу людей, яким пишите.
    Думки свої викладайте коротко і чітко, так, якби ви писали доповідну записку. Економте час вашого віртуального співрозмовника. Але не забувайте про те, що з тексту Вашого листа повинно бути чітко зрозуміло, що саме потрібно від людини, якій ви пишете. Не забудьте згадати про вкладення до листа, тому що одержувач може випадково не помітити, що ви йому щось там прикріпили. У кінці обов’язково поставте підпис, бажано з вашими додатковими контактними даними, щоб ваш співрозмовник міг уточнити деталі, якщо йому з листа не все було зрозуміло.
  3. Наступним кроком буде заповнення поля «Тема листа». Так, тему потрібно писати обов’язково і крапка. По-перше, деякі антиспам-програми можуть взагалі не пропускати листи, в яких не заповнено поле «тема». По-друге, за словами в темі листа, якщо вона правильно написана, можна швидко знайти серед купи інших листів потрібний. Більш того, за ключовими словами в темі листа можна знайти потрібний лист після закінчення тривалого часу в разі необхідності. По-третє, листи без вказівки теми виглядають як спам.
    Що писати в темі листа? Пишіть факти. Одержувачу, та й вам теж, мабуть з теми листа зрозуміло що це: завдання, форс-мажор, документи, прохання про оплату і т.п. Не думайте, що якщо ви написали в темі одне слово «Терміново» і поставили 4 знаки оклику, то ви великий молодець. Терміново що? Евакуюватися з офісної будівлі ???
    Приклад теми листа: «Цінова пропозиція по устаткуванню Mikrotik від 20.02.2020/ компанія Вітайм Груп»; «Інформація про оплату послуг за листопад 2019 року. Терміново.»,« Приклад Договору про надання послуг і Доп. угод. Для попереднього ознайомлення.» Ви можете зробити по-своєму і набагато краще, головне, не забувайте приділити цьому моменту увагу і обов’язково заповнюйте ТЕМУ листа.
  4. Тільки після всіх цих кроків пишіть адресу одержувача. Перевірте всі букви в адресі. На цьому можна було б поставити крапку, але варто зупинитися ще на моменті вписування адрес одержувачів.
    Ніколи не пишіть групу не пов’язаних між собою людей (точніше їх адрес) в одному листі в поле адреси! Кожен з ваших одержувачів побачить ВЕСЬ ваш таємний список розсилки. Більш того, знайдеться хтось дуже розумний, який обов’язково натисне кнопку «Відповісти всім» і тоді ви дізнаєтеся все, що про вас думають. А якщо серйозно, це просто вкрай непрофесійно. Якщо це розсилка однотипного листа на велику кількість різних одержувачів, використовуйте для цього спеціальні інструменти розсилок. Не можете, не вмієте, не хочете? Тоді пишіть кожному окремо. Якщо вам потрібно написати комусь одному, але при цьому поставити в копію ще й свого начальника, наприклад, то для цього є поле «Прихована копія». Його використання дозволить одержувачу не помітити того, що ви відправили цей лист ще комусь.
    З приводу функції «Відповісти всім». Якщо ви ведете листування одразу з групою людей, не забувайте використовувати саме цю кнопку.

Ще кілька порад:

  • Намагайтеся кожному окремому глобальному питанню присвячувати окремий лист. Ви ж не думаєте, що «з того боку інтернету» сидить якийсь багаторукий Шива, який з радістю виконає всі ваші 54 незв’язані між собою завдання, перераховані в одному листі?
  • Не наспівуйте нескінченно одну і ту ж ноту «Ре». Не дозволяйте оцьому ось «Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Проект договору ….» знищувати текст в темі листа. Не полінуйтеся і при черговій відповіді просто видаліть всі ці зайві reply.
  • Намагайтеся писати текст в листах за правилами граматики. Не забувайте про знаки пунктуації, про абзаци для кожної окремої думки. З приймаючої сторони теж, швидше за все, сидить жива людина, якщо ж ви звичайно не спілкуєтеся з ботами. Так ось цій людині потрібно якось зрозуміти те, що ви їй написали. Подумайте про це, перш ніж натиснути кнопку «Відправити».

Електронна пошта – це не вайбери зі скайпами. Це інструмент ділового листування, постановки завдань і, навіть, інструмент планування. Зберігається вона на поштових серверах роками і може бути використана як архів для відновлення будь-якої інформації.

У нас є один клієнт, співробітники якого часто ведуть ділове листування з іноземними партнерами. Так ось цей клієнт зберігає листи мінімум за п’ять попередніх років і часто використовує їх як доказову базу для підстрахування в ділових взаєминах. Такі обсяги на поштових серверах злять системних адміністраторів, але в діловому світі в усьому потрібно мати документальне підтвердження. Інакше справи не робляться.

Не забувайте про те, що для вашого партнера або клієнта, з яким ви в житті не дуже близько знайомі, ваш електронний лист – це ваше «обличчя», рівень вашого професіоналізму, якщо хочете.

Ефективного вам всім листування!